Przeciążenie managerów to jeden z najczęstszych problemów w rozwijających się firmach. Osoby, które miały odciążać właściciela i prowadzić zespoły, same zaczynają funkcjonować w trybie ciągłego reagowania. Przyczyny tego stanu rzadko leżą po stronie konkretnych ludzi. Najczęściej wynikają z modelu działania organizacji.

Manager jako filtr wszystkich decyzji w zespole

Pierwszym powodem przeciążenia jest sytuacja, w której manager staje się filtrem dla niemal wszystkich decyzji w swoim obszarze. Pracownicy zwracają się do niego z każdą wątpliwością, ponieważ nie mają jasnych ram, w których mogliby działać samodzielnie. Wszystkie tematy spinają się na jednej osobie.

W efekcie manager spędza większość dnia na rozwiązywaniu bieżących problemów zespołu. Nie ma przestrzeni na działania strategiczne, planowanie ani rozwój ludzi. Z czasem narasta frustracja po obu stronach. Pracownicy mają poczucie, że ich praca jest blokowana, a manager nie nadąża z odpowiedziami na rosnącą liczbę zapytań.

Brak procesów wspierających zarządzanie

Drugą częstą przyczyną przeciążenia są braki w procesach, na których manager mógłby się oprzeć. W firmach, w których wiele rzeczy istnieje wyłącznie w głowach kilku osób, manager staje się jednocześnie operacyjnym pamięciowym archiwum organizacji.

Każde nowe wdrożenie, każdy nietypowy klient i każde odejście pracownika oznaczają konieczność ręcznego przekazywania wiedzy. W krótkim czasie ta dodatkowa praca pochłania znaczną część dnia. Procesy, jasne instrukcje i przewidywalne sposoby działania znacząco odciążają managerów, ponieważ pozwalają zespołom pracować w sposób mniej zależny od jednej osoby.

Łączenie roli managera z pracą operacyjną

Trzecim źródłem przeciążenia jest łączenie roli managera z bardzo dużym zakresem pracy operacyjnej. W wielu firmach managerowie nie tylko prowadzą zespół, ale również są kluczowymi specjalistami, którzy obsługują najtrudniejszych klientów lub realizują najbardziej skomplikowane projekty.

Taki model przez pewien czas działa, jednak wraz ze wzrostem firmy staje się nie do utrzymania. Manager nie ma fizycznej możliwości jednoczesnego dowożenia projektów i prowadzenia zespołu na odpowiednim poziomie. Konieczne staje się jasne rozdzielenie ról oraz świadome zarządzanie tym, ile pracy operacyjnej manager może przyjmować bez utraty jakości zarządzania.

Podsumowanie

Przeciążenie managerów rzadko jest problemem indywidualnym. Najczęściej jest sygnałem, że organizacja potrzebuje uporządkowania procesów, odpowiedzialności i struktury, aby kadra zarządzająca mogła realnie pełnić swoją rolę.

W praktyce odciążenie managera zaczyna się od uważnej analizy tego, co realnie wypełnia jego dzień pracy. Najczęściej okazuje się, że duża część obowiązków mogłaby być przejęta przez zespół, gdyby tylko miał on jasne ramy działania i odpowiednie wsparcie. Czasem konieczne są również zmiany strukturalne, takie jak rozdzielenie ról, zatrudnienie dodatkowej osoby lub uporządkowanie obszarów, za które dany manager realnie odpowiada. Zdrowy model zarządzania nie polega na heroizmie pojedynczych osób, lecz na stworzeniu warunków, w których organizacja działa sprawnie również wtedy, gdy manager nie zajmuje się każdym tematem osobiście.